On arrive doucement à la fin de l’été, bientôt ce sera la rentrée et en tant qu’entrepreneur ou entrepreneure, vous savez que cela peut être chargé ! Alors je vous propose aujourd’hui de vous y préparer ! Et pour cela, je voulais vous partager plusieurs astuces d’organisation qui peuvent vous venir en aide pour gagner en productivité.
Quand j’ai voulu préparer mon épisode de podcast et que j’ai commencé par faire la liste des techniques d’organisation dont je pouvais vous parler, j’en ai trouvé très vite plus de 60 ! Alors j’ai fait du tri pour en sélectionner 20 et en faire deux articles.
Dans le prochain article, je vous parlerai de méthodes d’organisation qui vous permettent de gagner en concentration. Et dans cette première partie, je vais parler de 10 solutions d’organisation qui vont vous permettre de gagner du temps.
1 - Planifier du temps pour vous organiser
Ici, l’idée c’est de bloquer dans votre journée de travail ou dans votre semaine, certains créneaux pour vous organiser. L’objectif est de vous créer une routine pour préparer la planification et l’organisation des activités que vous avez à faire.
Ca peut paraître contre-intuitif et vous vous dîtes peut-être : pourquoi perdre du temps à m’organiser plutôt que de me lancer tout de suite à faire directement les choses ?
Je ne vais pas vous mentir, au début, vous risquez en effet de perdre un peu de temps à mettre en place cette routine. Pourquoi ? Parce qu’elle va vous demander un effort de plus et que vous n’y êtes pas encore habitué. Les premières fois cela va vous paraître un peu long.
Mais vous allez déjà pouvoir constater dès ce début que vous aurez ensuite les idées plus claires pour vous lancer activement dans ce que vous aurez planifié. Vous ne vous poserez plus la question plusieurs fois par jour ou semaine de savoir ce que vous devez gérer ensuite. Vous allez donc gagner en charge mentale aussi le long de la route.
Et plus vous serez habitué.e, moins vous allez passer de temps sur cette planification et plus vous allez gagner en visibilité et en vitesse sur le reste des tâches à accomplir.
2 - Loi de Pareto ou règle des 20/80
La deuxième solution c’est la loi de Pareto, que j’appelle aussi la règle des 20/80. Et pour moi s’il y a bien une règle à retenir en tant qu’entrepreneur, c’est celle-ci !
La loi de Pareto dit que 20% de nos actions impliquent 80% de nos résultats. Cela signifie donc qu’en se concentrant uniquement sur les bons 20% on produit 80% des effets. Ainsi il n’est donc pas forcément nécessaire de gérer l’ensemble de ce qu’on a en tête, de mettre en pratique l’ensemble des idées que l’on a eu pour résoudre un point ou faire avancer un objectif de façon plus efficace.
Donc vraiment, à tout moment, se poser la question de ces 20/80 pour se demander ce qui nous apporte vraiment de la valeur, c’est diminuer le travail qui produit peu d’effets, et mettre son focus directement sur la priorité.
3 - Découper vos projets en petites tâches
Découper en petites tâches permet de comprendre beaucoup plus facilement ce qu’il y a à faire et donc pouvoir l’organiser plus facilement.
Pour illustrer ce point, si vous créez une newsletter vous aurez plusieurs étapes à suivre :
- une réflexion stratégique autour de votre newsletter : pour qui ? quand ? quel type de contenu ? comment les gens vont s’y inscrire ? pourquoi ? etc…
- le choix de l’outil que vous allez utiliser
- la rédaction du contenu
- l’implémentation technique
Finalement, en découpant votre projet en plusieurs étapes, cela vous permet d’y voir plus clair sur ce que vous allez devoir faire, mais aussi sur le temps ou les ressources nécessaires pour chaque étape.
4 - La matrice d’Eisenhower
C’est un outil qui permet de séparer ce que vous avez à faire selon 2 critères : l’urgence et l’importance de la tâche
L’urgence de la tâche correspond à sa temporalité : est-ce qu’une deadline, c’est à dire une date de fin, y est associée, et à quel point cette deadline est proche.
L’importance de la tâche, c’est la valeur qu’elle a pour vous et votre business. En quoi cette tâche est-elle ou non génératrice de valeurs directes. A ce moment-là vous pouvez utiliser aussi la règle des 20/80. Est-ce une tâche qui contribue au 80% de résultats ou seulement aux 20% ? Si elle contribue aux 80%, c’est une tâche importante, sinon non.
La matrice d’Einseihower vous permet donc de classer vos tâches selon le schéma suivant :
Et une fois que vous avez fait ce classement, vous allez pouvoir agir avec davantage de clarté.
- Les tâches urgentes et importantes sont bien sûr à traiter en priorité n°1.
- Les tâches importantes mais non urgentes vont être à planifier.
Et pour les autres, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- pour les tâches non urgentes et non importantes : souhaitez-vous vraiment les faire ou peuvent-elles être abandonnées ?
- pour les tâches non importantes mais urgentes : pouvez-vous les déléguer ?
Ou pour résumer le schéma suivant :
Ainsi la matrice d’Eisenhower vous permet de vous concentrer sur l’essentiel et de savoir comment traiter une tâche qui vous est dûe.
5 - Mesurer votre productivité et auditer votre journée en trackant votre temps
Sur une journée de travail donnée, ou même sur une semaine donnée, notez tout ce que vous avez fait et surtout combien de temps vous avez passé pour chacune d’entre elles.
Vous pouvez le noter à la main mais il existe aussi différents outils qui peuvent vous permettre de le faire, comme par exemple Toggl ou Clockify.
Ça va vous permettre de voir déjà un peu quelles sont les activités que vous faîtes dans votre journée, quelles sont les activités qui vous prennent le plus de temps, celles qui vous prennent moins, et donc celles que vous pourriez optimiser.
Pour celles que vous faîtes plusieurs fois, cela va vous permettre de voir le temps cumulé pour cette même tâche.
Vous allez aussi pouvoir mesurer le temps passé sur des activités qui rapportent directement de l’argent à votre entreprise et celui passé sur les activités qui n’en rapportent pas directement. Cela vous permettra ainsi de modifier peut-être certaines de vos stratégies pour optimiser ce rapport dans votre entreprise ou pour fixer différemment vos tarifs.
Vous allez aussi pouvoir voir si vous faîtes plusieurs fois les mêmes choses dans une journée et ainsi peut-être mettre en place une stratégie différente pour les traiter. On va le voir dans les point 6 et 7.
6 - Lister vos actions répétitives et automatiser
Alors si vous avez appliqué le point 5 et audité votre journée de travail, vous avez peut-être constaté que vous faisiez certaines choses de façons répétitives et que cela vous consommait du temps et de l’énergie que vous pourriez mettre ailleurs. Je vous propose de lister toutes ses actions répétitives et de faire un tri. Parmi celles-ci, lesquelles pourriez-vous automatiser ?
Pour les automatiser, il existe certains outils qui vont vous permettre de grapiller à droite à gauche quelques minutes précieuses. Et ces quelques minutes cumulées sur votre semaine, votre mois ou votre année sont finalement un paquet de temps que vous allez pouvoir utiliser autrement.
7 - Apprendre à batcher
Et pour ce que vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas automatiser encore, pensez au batching.
Le batching, c’est quoi ? C’est le fait de cumuler au même moment différentes tâches similaires. En gros au lieu de faire la même tâche 3 fois par jour, prenez un créneau de temps plus long pour faire plusieurs fois cette même tâche à la suite.
A quoi ça sert ? Cela sert à ne pas perdre de temps dans les transitions. Imaginez lorsque vous faîtes cette tâche, vous mettez votre cerveau en condition de le faire, vous ouvrez peut-être des outils, des logiciels spécifiques. Lorsque vous passez à autre chose, votre cerveau nécessite un temps de décrochage et vous devez fermer ou ranger les outils que vous avez utilisés pour le faire.
Avec le batching, l’idée c’est de regagner ces temps de transitions. Vous utilisez votre cerveau et vos outils de façon étendue plutôt que de l’entrecouper d’autres moments.
Pour prendre un exemple précis, si vous postez du contenu sur les réseaux sociaux, peut-être pouvez-vous préparer à l’avance vos contenus. Vous prenez un créneau de temps et vous faîtes la rédaction du texte de l’ensemble de vos posts que vous souhaitez publier. Ensuite vous prenez un créneau pour faire l’ensemble des visuels dont vous avez besoin. Et ainsi de suite.
Le batching, c’est un peu comme le fordisme, c’est à dire faire un travail à la chaîne pour gagner du temps.
8 - Pratiquer le deepwork
On reste ici sur une logique d’éviter trop de passages d’une tâche à l’autre avec toute la déconcentration et le temps nécessaire du passage de l’un à l’autre.
Le deep work, c’est le fait de prendre un créneau de temps peut-être plus long mais de se concentrer pour faire avancer à fond un sujet à la fois sur ce créneau.
Vous pouvez par exemple vous organiser pour prendre 2 heures ou une demi-journée, ou même une journée avec une thématique donnée ou un projet que vous souhaitez faire avancer. Et pendant ce temps-là, vous mettez le reste en pause et vous vous consacrez à 100% sur toutes les tâches nécessaires sur ce projet.
9 - Ne cherchez pas la perfection, pratiquez l’itération
Chercher à être parfait c’est retomber dans le fait de vouloir tout faire de façon absolument complète et parfaite du premier coup. De toute façon, il y a très rarement la perfection du premier coup, pour ne pas dire jamais.
Cherchez au contraire à vous tromper le plus vite possible, c’est à dire à agir vite, pour pouvoir tout aussi vite constater les résultats, apprendre de ces imperfections au contact réel du marché et de vos clients pour pouvoir les corriger aussi le plus vite possible.
C’est ce qui s’appelle l’itération.
Pour ceux qui sont déjà familier des projets informatiques vous connaissez déjà ce principe d’agilité. Pour les autres je vous raconte rapidement cet apprentissage qui s’est fait au fil des ans.
Avant dans les projets informatiques on utilisait ce qui s’appelait le cycle en V, c’est à dire que c’était un enchaînement des différentes phases d’un projets les unes à la suite des autres : d’abord la conception de l’ensemble du projet, ensuite le développement de l’ensemble des fonctionnalités et enfin le testing de tout le projet avant la mise en ligne final. Ce qui faisait que de l’idée à un projet il était courant d’avoir 6 mois voire 12 mois de décalage. Or en 6 mois ou en 12, le marché a bougé, les besoins sont différents, d’autres concurrents ont développé des solutions et lorsque le projet sort il n’est peut-être pas accueilli de la meilleure façon possible.
L’agilité et le principe d’itération ont été mis en place pour pallier ce décalage. En agilité on parle de MVP pour Minimum Value Product c’est-à-dire Produit Minimum Viable, qui est une version fonctionnelle et élémentaire du produit défait de tout ce qui n’est pas essentiel à sa sortie. On teste ainsi plus rapidement sur le marché ce qui marche et ce qui ne marche pas, pour pouvoir corriger par itération, c’est-à-dire par répétitions, ce qui ne fonctionne pas, jusqu’à avoir un super produit. On réduit le temps de sortie de beaucoup et la courbe d’amélioration du produit est beaucoup plus importante que dans l’ancienne méthode.
Bref dans cet exemple je voulais simplement vous montrer comment, en tant qu’entrepreneur ou entrepreneure vous aussi vous pouvez appliquer cette bonne pratique d’agilité dans ce que vous faîtes au quotidien. Arrêtez d’attendre que tout soit parfait avant de vous lancer. Lancez-vous et corrigez au fil de l’eau en fonction des retours réels de vos clients !
10 - Se limiter à 3 tâches prioritaires par jour
Vous connaissez les to-do lists interminables avec 10, 15 tâches ou plus à faire et à la fin de la journée de travail vous n’en cochez que quelques-unes. Et qu’est-ce qui arrive souvent ? Et bien vous vous sentez frustré de ne pas avoir pu aller au bout de ce que vous souhaitiez faire.
Et cette frustration s’accumule de jour en jour, vous laissant un goût amer dans la bouche, de la culpabilité. Parfois cela peut même contribuer à grignoter progressivement votre confiance en vous.
Alors ce que je vous propose, plutôt que de vous sentir frustré, c’est de concentrer votre énergie non pas sur ces 10 ou 15 choses mais sur les 3 essentielles que vous devez accomplir.
Ainsi vous ne vous éparpillerez pas, les 3 tâches seront accomplies, vous pourrez les cocher plus facilement et tout le reste sera du bonus.
Focalisez votre énergie sur l’essentiel pour de meilleurs résultats.
Pour conclure, je voudrais vous rappeler qu’il ne vous est pas utile de suivre toutes ces méthodes. Tester celles qui vous parlent, celles dont vous avez envie dans votre travail quotidien et voyez comment elles fonctionnent pour vous. Pour avoir accompagné différentes personnes à optimiser leur organisation, je vous assure qu’il n’y a pas de solution universelle.
Une solution qui fonctionne pour quelqu’un n’est pas forcément la solution miracle qui fonctionne pour tous. Le mieux est vraiment de trouver votre propre méthode d’organisation, celle qui vous correspond à vous, et qui vous permettra d’optimiser votre temps sans vous demander trop d’énergie. Et si vous sentez que c’est un sujet où vous coincez et que vous souhaiteriez être accompagné.e pour trouver plus facilement et plus vite la méthode d’organisation qui vous correspond, je vous invite à prendre rendez-vous avec moi pour échanger.
